face to face event GmbH | Guest Management
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facetoface guestmanagement-450

Guestmanagement

Geschnitten oder am Stück?
Unsere Leistungen gibt es im Paket oder einzeln.

Wir liefern unseren Kunden exakt das, was sie brauchen. Im Komplettpaket oder in Einzelleistungen. Dabei sind wir so flexibel, wie Sie das brauchen. Wir bieten sowohl die gesamte Wertschöpfungskette in 20 Schritten, können die Fachabteilungen unserer Kunden aber auch exakt da unterstützen, wo Bedarf ist. Unsere Kunden buchen genau die Leistungen, die sie brauchen.

So einfach, so gut.

Ihre Zertifizierungen in sicherer Hand

  • Antragstellung
  • Prüfung im Vorfeld, ob Veranstaltung/Programm „zertifizierungsgeeignet“ ist und gegebenenfalls Optimierung, um bestmögliche Punktezahl zu erreichen
  • Fristgerechte Antragsstellung bei zuständiger Zertifizierungseinrichtung (LÄK, LAK etc.)
  • Einholung von Offenlegungs- und Produktneutralitätserklärungen
  • Kommunikation mit wissenschaftlichen Leitern/Referenten
  • Inhaltliche Prüfung und Freigabe der Gebührenbescheide
  • Erstellung von Teilnehmerlisten und personalisierten Teilnahmebescheinigungen nach Vorgaben der Zertifizierungsstellen
  • Nach der Veranstaltung fristgerechte Barcode-Registrierung über EIV

Wir betreuen Ihre Teilnehmer

  • Teilnehmererfassung und –kommunikation (Versand Bestätigungen und Veranstaltungsunterlagen, Reminder, Hotline)
  • Individuelles Reporting und (branchenspezifische) Dokumentation, auf Wunsch auch Integration in firmeneigenes CRM-System
  • Einsatz von vielfach erprobter Teilnehmersoftware
  • Professionelle und zuverlässige Abwicklung

Wir sorgen dafür, dass Ihre Teilnehmer sicher zu Ihnen kommen

  • Erfassung der Reisewünsche
  • Prüfung auf Kodex-Konformität
  • Koordination Buchung und Ticketausstellung durch den Reiseanbieter (IATA-Büros)
  • Kontrolle der Tickets auf Richtigkeit, Plausibilität und Machbarkeit
  • Versand Reiseunterlagen und/oder Registrierungsbestätigungen an Teilnehmer per Brief oder per E-Mail.

Wir kümmern uns um eine professionelle Betreuung Ihrer Referenten.

Referentenkommunikation:

  • Persönliche Kommunikation und Absprachen
  • Detaillierte Bedarfsklärung
  • Honorarverhandlung
  • Aufbereitung, Anpassung und Koordination der Skripte/Präsentationen und Abstracts für Kongressunterlagen

Referentenreiseorganisation:

  • Absprache über die Reise- und Umbuchungswünsche
  • Organisation von Reiseformalitäten, Buchung von Reisetickets und Hotelzimmern
  • Bei Bedarf – Kongressregistrierung

Referentenreisekostenabrechnung:

  • Prüfung der Abrechnung auf inhaltliche und sachliche Richtigkeit
  • Rücksprache mit dem Referenten/Sekretariat
  • Abrechnung und finanzielle Abwicklung der Reisekosten und Honorare

Wir evaluieren Ihre Veranstaltung

  • Support
  • Realisierung und Auswertung
  • Individuelle Erstellung der Evaluationsbögen mit Online-Tool inkl. Firmenlogo und CI
  • Auswertung der ausgefüllten Evaluationsbögen mit Online-Tool zeitnah nach Veranstaltungsende
  • Kommunikation der Ergebnisse der Auswertung an den Veranstaltungsverantwortlichen
  • Auf Wunsch regelmäßige Analyse aller Auswertungen (z. B. quartalsweise oder halbjährlich)

Wir sorgen für ständige Erreichbarkeit

  • Hotline wahlweise für HCPs oder für den Außendienst
  • Geschulte Mitarbeiter
  • Inbound Hotline mit garantierter Anrufbeantwortung nach dreimaligem
    Freizeichen
  • Frei wählbarer Einsatzzeitraum
  • Professionelle Kommunikationssoftware

Kontakt